Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika

Tahap pengelolaan siswa di layanan simpatika ini menjadi hal yang sangat krusial di madrasah. Karena jumlah siswa di masing-masing rombongan belajar nantinya menjadi dasar dalam penghitungan rasio guru : siswa. Padahal rasio ini menjadi penentu seorang guru layak menerima tunjangan atau tidak dalam ajuan SKBK (Surat Keterangan Beban Kerja).

Tahap-Pengelolaan-Siswa-di-Layanan-Simpatika
Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika
Yang dimaksud dengan pengelolaan siswa di sini meliputi mengaktifkan siswa dari semester sebelumnya, mengedit tingkat kelas siswa, memasukkan siswa baru, meluluskan siswa, dan memasukkan siswa ke dalam masing-masing rombel.

Tahapan pengelolaan siswa yang harus dilaksanakan dengan benar. tahapan tersebut adalah :

  1. Mengaktifkan Siswa Tahun Sebelumnya
    a. Siswa Naik Kelas
    b. Siswa Lulus
    c. Mutasi Siswa
  2. Memasukkan Siswa Baru
  3. Memasukkan Siswa Dalam Rombel
  4. Trik Cepat Memasukkan Siswa ke Rombel
  5. Trik Mengubah Format Tanggal di Excel Emis ke Simpatika
  6. Sinkronisasi Siswa di Emis dan Simpatika

Mengaktifkan Siswa Tahun Sebelumnya


Dalam mengelola siswa di layanan Simpatika, Operator Madrasah tidak perlu membuat data siswa setiap tahunnya. Karena siswa pada tahun sebelumnya akan otomatis berstatus sebagai "Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang".

 Mengunduh daftar siswa tahun sebelumnya

 

  Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
  1. Pilih layanan Sekolah
  2. Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
  3. Klik "tanda panah ke bawah" untuk mengunduh daftar siswa tahun pelajaran yang lalu dalam format excel
  4. Data siswa tahun sebelumnya dapat juga diunduh melalui menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Sekarang" lalu klik "tanda panah ke bawah"
  5. Simpan file excel hasil download tersebut

Mengedit Siswa

Mengedit Siswa meliputi menaikkan tingkat kelas siswa, dan meluluskan siswa.
Untuk mengedit data siswa di file excel yang telah diunduh tadi caranya adalah:
  1. Buka file excel yang telah diunduh
  2. Blok semua cell dan format menjadi "text"
  3. Untuk memudahkan pengeditan tingkat kelas, lakukan 'short' (pengurutan data) berdasarkan kelas.
  4. Untuk menaikkan tingkat kelas siswa, edit (ganti) tingkat kelas yang lama dengan tingkat kelas yang baru. Semisal yang tadinya kelas A menjadi B (pada RA), kelas 3 menjadi 4 (pada MI), kelas 8 menjadi 9 (pada MTs) dan sebagainya.
  5. Untuk meluluskan siswa, caranya:
    a. Pada RA, ganti tingkatnya menjadi 1
    b. Pada MI, ganti tingkat 6 menjadi 7
    c. Pada MTs, ganti tingkat 9 menjadi 10
    d. Pada MA, ganti tingkat 12 menjadi 13
  6. Siswa baru dapat langsung ditambahkan
  7. Simpan file excel
Yang harus diperhatikan ketika melakukan pengeditan siswa, adalah pada kolom kode sistem. Nomor yang tertera harus tetap dibiarkan seperti sedia kala (jangan dirubah).
Sedangkan untuk penambahan siswa baru, kolom Kode Sistem tidak perlu diisikan (dibiarkan kosong).
 

Mengupload Data Siswa

 
Setelah file excel data siswa selesai diisi / diedit, upload file tersebut dengan cara:
  1. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
  2. Pilih layanan Sekolah
  3. Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
  4. Klik tanda "panah ke atas" di pojok kanan atas
  5. Muncul jendela "Unggah Data Siswa", klik tombol "Pilih File"
  6. Muncul jendela pencarian file di komputer, cari file excel data siswa tadi, lalu klik "Open"
  7. Kembali ke jendela "Unggah Data Siswa". Klik "Unggah"
  8. Muncul notifikasi total jumlah siswa yang diupload dan pesan kesalahan
  9. Jika pesan kesalahanan berbunyi: "Tidak ada kesalahan dalam data", lanjutkan dengan mengklik tombol "Simpan"
  10. Jika muncul peringatan kesalahan, download file lalu lakukan perbaikan (kesalahan akan dituliskan di bagian kanan file excel)
  11. Setelah mengklik "Simpan" akan muncul pemberitahuan "Data Siswa Berhasil Dikirim dalam Antrian" dan diminta menunggu hingga 1 x 24 jam. Tetapi biasanya data siswa langsung masuk beberapa saat kemudian. Untuk mengecek silakan masuk ke menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"

Memasukkan Siswa Baru

 

Memasukkan siswa baru dapat dilakukan bersamaan dengan mengedit siswa tahun sebelumnya (sekaligus satu file). Namun dapat juga dengan menggunakan file tersendiri. Format file excel yang digunakan harus sama.
Cara upload file, sama dengan cara di atas.

 Memasukkan Siswa ke Rombel


Setelah upload selesai, bukan berarti pekerjaan pengelolaan siswa telah selesai. Siswa harus dimasukkan ke rombel masing-masing. Di file excel yang diupload tidak tertera rombongan belajar. hanya tertera kelasnya saja. Sehingga kalau tidak dimasukkan ke dalam rombel, maka masing-masing rombel akan tetap kosong tanpa memiliki siswa, meskipun di tingkat tersebut hanya memiliki satu rombel.


Jika dalam satu tingkat memiliki rombongan belajar (rombel) lebih dari satu, tahapan-tahapan tersebut di atas (edit dan upload) dapat dilaksanakan perrombel. Ini untuk mempermudah saat memasukkan siswa ke dalam rombel masing-masing sehingga tidak harus memilih-milih mana siswa harus harus masuk kelas (misalnya) 7A dan mana yang harus masuk 7B.

Sinkronisasi Siswa di Emis dan Simpatika

 

Nah, ini yang sangat diharap-harapkan oleh Operator se-Indonesia. Seandainya saja ada sinkronisasi antara Emis dan Simpatika, maka kerja operator akan semakin ringan.
Data siswa di Simpatika tidak perlu diupload secara manual, cukup dengan melakukan sinkronisasi dengan data emis, langsung terisi secara otomatis. 
Selain meringankan kerja operator, dengan sinkronisasi tersebut data siswa di Simpatika akan lebih valid. Ini mengingat bahwa selama ini, data siswa di Simpatika tidak melalui proses verifikasi dan validasi secara berjenjang. Operator dapat mengisikan berapapun siswa yang diinginkan. Proses verifikasi hanya bisa dilakukan oleh admin Kab/Kota ketika Kepala Madrasah melakukan Ajuan S25a dan SKMT/SKBK.

BERITA LENGKAP DI HALAMAN BERIKUTNYA

Halaman Berikutnya